Family Services Registration, Trainee (m/w/d)

Trainee, Full-time · Berlin

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Komm nach Berlin!
Du suchst eine neue Herausforderung, in der du unsere Gesellschaft aktiv mitgestalten kannst? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir – das Lokale Organisationskomitee (LOC) der Special Olympics World Games Berlin 2023 – suchen Menschen wie Dich! Gemeinsam mit Dir wollen wir die Sichtbarkeit und Anerkennung von Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung in der Gesellschaft erhöhen und ein mitreißendes Sportgroßevent auf die Beine stellen.
 
Als Ausrichter der weltweit größten inklusiven Sportveranstaltung für Menschen mit und ohne geistige Behinderung erwarten wir vom 17. bis 25. Juni 2023 etwa 7.000 Athlet*innen sowie Unified Partner*innen und 190 Delegationen in Berlin. Mit den Special Olympics World Games 2023 senden wir ein weltweites Zeichen des Miteinanders. Unser Ziel ist es, mit und nach Austragung der Weltspiele einen nachhaltigen Beitrag für eine inklusive, diverse Gesellschaft zu leisten und ein Umdenken in den Köpfen der Menschen zu erreichen.
 
Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich „Constituent Services“ suchen wir ab sofort eine/n

    „Family Services Registration, Trainee“ (m/w/d)
Special Olympics World Games 2023 in Berlin
    Vollzeit / 40 Stunden wöchentlich / befristet bis Spätsommer 2023
Mit der Erfüllung dieser Aufgaben würden wir Dich betrauen:
  • Überwachung des Registration Prozesses für Familien
  • Unterstützung der 9000 Familienmitglieder beim Registrierungsprozess 
  • Datenmanagement der 9000 Familien: Überprüfung der Namensschreibweise, Überprüfung der Bilder für die Akkreditierungen, Auswertungen zu Reisedaten und Ankunft der Familien
  • Ansprechpartner für 190 Familienkoordinatoren, damit sie die Familien ihrer SO Programme unterstützen können
  • Technische Unterstützung bei Webinaren in 7 Sprachen
  • Unterstützung bei der Erstellung der Kommunikationsprodukte
  • Versenden der Visa Bestätigungen
  • Aufbau und Koordinierung der Volunteers im Familien Welcome Center
  • Prüfung aller Familienakkreditierungen auf Richtigkeit 
  • Durchführung von Vor-Ort Akkreditierungen während der Spiele
  • Erstellung von Handbüchern (Registration + Games Handbuch) sowie monatliche Infobriefe
Es wäre überragend, wenn Du diese Fähigkeiten mitbringst:
  • Abgeschlossenes Studium in den Bereichen Marketing, Eventmanagement, Verkauf, Kunst, Wirtschaft, Tourismus, Sportmanagement/-wissenschaft oder eine vergleichbare Qualifikation 
  • Erfahrung im Veranstaltungsmanagement von Vorteil
  • Kenntnisse im Servicebereich und starker Gästefokus
  • Eigenständige, strukturierte und genaue Arbeitsweise sowie Lösungsorientierung und analytische Fähigkeiten
  • Bereitschaft sowie Flexibilität Verantwortung zu übernehmen
  • Ausgeprägte Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit Menschen aus anderen Bereichen und auf verschiedenen Ebenen der Organisation
  • Erfahrung in der Arbeit mit Menschen mit Behinderungen ist von Vorteil
  • Sensibilität für die Bedürfnisse von Teilnehmenden und Volunteers 
  • Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch (unerlässlich)
Neben großen Emotionen und dem unermesslichen Dank unserer Athletinnen und Athleten bieten wir Dir die Möglichkeit…
  • … ein einzigartiges Event im Herzen Europas mitzugestalten
  • … ein bedeutsames gesellschaftliches Themenfeld zu bearbeiten
  • … größtmöglicher Gestaltungsmöglichkeit und Eigenverantwortlichkeit
  • … viel Spaß in einem multikulturellen Team
  • … ein riesiges Netzwerk im deutschen Sport kennenzulernen
Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
 
Diversity management is an important element of our human resources policy. As non-native German speaker, please don’t hesitate to apply for this job offer. We welcome all applications regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion, disability, age, and sexual orientation and identity. Applicants with an intellectual disability will be given special consideration if they are equally qualified. 

Wir sind eine offene und transparente Organisation. Erfahre mehr über unsere allgemeinen Rahmenbedingungen
      
Klingt gut? 
Dann sollten wir uns kennenlernen! Bitte sende uns Deine Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens Montag, den 6. Februar 2023 auf unserer Karriereseite hoch. Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst Du uns unter karin.kloda@berlin2023.org.

Auf unserer Webseite www.berlin2023.org findest Du alles Wichtige über uns, unsere Veranstaltung und die besondere  Ausstrahlung unserer Athletinnen und Athleten.
Über uns
In our application video you can convince yourself of the special charisma of our athletes. Our flyer informs briefly and concisely about the festival of togetherness.

 
Come to Berlin!
Are you looking for a new challenge, in which you can actively help shape our society? Then you are exactly right with us. We - the Local Organizing Committee (LOC) of the Special Olympics World Games Berlin 2023 - are looking for people like you! Together with you, we want to increase the visibility and recognition of people with intellectual and multiple disabilities in society and put together a thrilling major sports event that makes history.
 
As the organizers of the world's biggest inclusive sports event for people with and without intellectual disabilities, we are expecting around 7,000 athletes as well as unified partners and 190 delegations in Berlin from 17 to 25 June 2023. With the Special Olympics World Games 2023 we are sending a worldwide signal of togetherness. Our goal is to make a sustainable contribution to an inclusive, diverse society with and after the World Games and to change people's minds.
 
To strengthen our team in division ,,Constituent Services”, we are looking for the following to join us as soon as possible:

    “Family Services Registration, Trainee” (m/f/d) 
Special Olympics World Games 2023 in Berlin
    Full time / 40 hours a week / limited until late summer 2023
We would entrust you with fulfilling the following tasks:
  • Monitoring the registration process for families
  • Supporting the 9000 family members in the registration process 
  • Data management of the 9000 families: Name spelling check, verification of images for accreditations, evaluations of travel dates and arrival of families
  • Contact person for 190 family coordinators so they can support the families of their SO programs
  • Technical support for webinars in 7 languages
  • Support in the creation of communication products
  • Sending Visa Confirmations
  • Development and coordination of volunteers in the Family Welcome Center
  • Verification of all family accreditations for correctness 
  • Implementation of on-site accreditations during the games
  • Creation of manuals (Registration + Games Handbook) as well as monthly newsletters
It would be outstanding if you can offer the following skills:
  • Completed studies in marketing, event management, sales, art, business, tourism, sports management/science or a comparable qualification 
  • First experience in event management is an advantage
  • Knowledge of the service sector and strong focus on guests
  • Independent, structured and precise way of working as well as solution orientation and analytical skills
  • Willingness as well as flexibility to take responsibility
  • Strong ability to work effectively in groups of people from other disciplines and at different levels of the organization
  • Experience working with people with disabilities is a plus
  • Sensitivity to the needs of participants and volunteers
  • Structured and efficient way of working
  • Ability and willingness to communicate in both English and German (essential)
Besides huge emotions and the immeasurable thanks of our athletes, we also offer you the opportunity…
  • … to help organize a unique event at the heart of Europe
  • … to deal with an extremely important range of social issues
  • … to enjoy the greatest possible design freedom and personal responsibility
  • … to get to know a gigantic network within the world of German sport
Diversity management is an important part of our human resources policy. Please do not hesitate to apply for this job offer as a non-native speaker. We welcome all applications, regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion, disability, age and sexual orientation and identity. Applicants with an intellectual disability will be given special consideration if equally qualified. 

We are an open and transparent organization. Learn more about our general conditions.
 
Sounds good? 

Then we should get to know each other. Please send us your application documents, stating the earliest possible start date, by Monday, February 6
, 2023 on our career platform. If you have any technical or organizational questions, you can contact us at karin.kloda@berlin2023.org.

Our website www.berlin2023.org provides all of the important information you need to know about us, our event and the special charisma of our athletes.
About us
Our candidacy video offers you a persuasive introduction to the special impact our athletes will make. Our flyer informs you concisely about the festival of togetherness.


Your application!
We appreciate your interest for the LOC #Berlin2023. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at careers@berlin2023.org.

Please upload your CV, recent certificates as well as a brief cover letter (in total max. 20 MB).

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